SAP Dorong Transformasi, Tantangan CIO Hadapi Akhir Dukungan ECC Menuju S/4HANA

Oleh : Dhiwa TA

KabaSumbar - CIO perusahaan dihadapkan pada tugas berat untuk memigrasikan sistem ERP lama mereka ke SAP S/4HANA menjelang batas akhir dukungan SAP ECC pada 2027, dengan banyak organisasi masih lambat dalam transisi ini, menghadapi risiko biaya tambahan dan kompleksitas proyek yang signifikan.

Tantangan Migrasi yang Kompleks

Dengan mendekatnya batas akhir dukungan untuk sistem ECC, CIO di berbagai perusahaan menghadapi keputusan krusial untuk mentransformasi sistem ERP inti mereka ke S/4HANA, platform berbasis cloud terbaru.

Menurut Gartner, hampir dua pertiga pengguna SAP ECC belum beralih ke SAP S/4HANA hingga akhir 2024, menunjukkan lambatnya adopsi platform baru ini. Bagi pengguna versi lama, tekanan semakin besar karena dukungan untuk sistem tersebut akan berakhir pada akhir 2025.

Gartner melaporkan bahwa tingkat migrasi saat ini tidak akan memenuhi target batas waktu SAP, mencerminkan kompleksitas proyek yang dihadapi CIO.

Keunggulan dan Kompleksitas Transformasi

SAP S/4HANA, penerus ECC, dibangun dengan basis data in-memory yang memungkinkan pemrosesan dan analisis data secara real-time. Platform ini menawarkan kecepatan pemrosesan yang lebih tinggi, kemampuan analitik cerdas, pengalaman pengguna yang lebih baik, dan fitur AI, baik dalam format on-premise maupun cloud.

Namun, transisi ke SAP S/4HANA bukan sekadar migrasi teknis, melainkan transformasi besar perusahaan yang melibatkan data, kustomisasi, anggaran, dan adopsi cloud.

Å“Meskipun Anda merasa masih punya waktu satu tahun hingga batas akhir, berikan waktu yang cukup untuk memahami apa yang terlibat karena ini bukan hanya proyek TI, tetapi inisiatif bisnis secara keseluruhan, kata Amanda Russo, pendiri dan CEO Cornerstone Paradigm Consulting.

Ia menekankan pentingnya melibatkan tim operasional internal untuk memastikan kebutuhan bisnis dan pelanggan terpenuhi, serta menghindari kesalahan seperti melewatkan pemetaan proses atau mengabaikan masukan pengguna.

Å“Membeli perangkat lunak itu mudah. Siapa pun akan menjual apa yang Anda inginkan, ujar Russo. Å“Yang benar-benar penting adalah memetakan proses terlebih dahulu dan memahami apa yang kritis bagi bisnis, bukan hanya apa yang ditawarkan perangkat lunak.

Russo juga memperingatkan agar CIO tidak mengabaikan rencana manajemen perubahan, pembersihan data, atau jadwal peluncuran bertahap. Tanpa langkah ini, fitur penting bisnis bisa terabaikan dalam tekanan memenuhi tenggat waktu.

Justifikasi Bisnis untuk Adopsi SAP S/4HANA

Transisi ke SAP S/4HANA membutuhkan sumber daya besar dan bisa memakan waktu beberapa tahun. Selain itu, banyak organisasi perlu merombak proses bisnis, yang menambah kompleksitas biaya dan waktu.

Å“Anda perlu mengevaluasi biaya untuk mendesain ulang proses bisnis dan mengoptimalkannya sesuai praktik terbaik, serta laba atas investasi dari proses baru atau yang lebih efektif, kata Tim Bilali, chief application officer di Interpublic Group (IPG), yang sedang mengawasi transisi perusahaan ke SAP S/4HANA.

Bilali menambahkan bahwa CIO harus mempertimbangkan biaya manajemen perubahan, implementasi pihak ketiga, lisensi baru SAP S/4HANA, dan biaya tambahan untuk menjalankan platform di cloud. Bagi organisasi yang memilih untuk tidak beralih, SAP akan mengenakan biaya pemeliharaan tambahan setelah 2027.

Tetap bertahan pada sistem lama juga membawa risiko keterbatasan performa, tantangan integrasi, dan kepatuhan. Å“SAP tidak berinvestasi pada inovasi baru seperti AI, machine learning, dan otomatisasi untuk pelanggan ECC, kata Bilali. Ia menambahkan, Å“Pada akhirnya, SAP akan memaksa Anda beralih ke SAP S/4HANA, dan satu-satunya pertanyaan adalah kapan.

Namun, tidak semua CIO mudah membangun justifikasi bisnis. Menurut Luiz Mariotto, group VP of global presales di Rimini Street, banyak CIO belum menemukan alasan kuat untuk migrasi. Å“Peningkatan teknis hanya untuk mempertahankan dukungan tidak cukup meyakinkan bagi sebagian besar bisnis, ujarnya.

Ia menyarankan agar justifikasi bisnis mendukung keputusan strategis tentang ekosistem teknologi dengan visi jangka panjang, mengingat lanskap teknologi dan bisnis dapat berubah drastis dalam lima hingga delapan tahun ke depan.

Perencanaan Migrasi yang Efektif

Migrasi ke SAP S/4HANA memerlukan perencanaan cermat karena keterlambatan sering terjadi. Menurut survei Horvath terhadap 200 eksekutif, hampir 60% perusahaan yang telah menyelesaikan transformasi SAP S/4HANA melampaui jadwal yang direncanakan, terutama karena perluasan cakupan proyek dan manajemen proyek yang lemah.

Sebanyak 98% perusahaan melibatkan mitra eksternal, tetapi manajemen perubahan profesional sering digunakan terlambat atau jarang.

Å“Jangan mempersingkat perencanaan dan pastikan Anda mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap integrasi, kata Bilali.

Untuk mempermudah proses, IPG memulai dengan memindahkan sistem SAP ECC ke cloud, beralih ke database HANA dan antarmuka pengguna Fiori lima tahun lalu, kemudian memindahkan komponen ECC ke cloud setahun lalu.

Å“Kami telah belajar banyak tentang performa, waktu aktif dan tidak aktif, serta bekerja dengan pihak ketiga, yang tidak akan kami pelajari jika tetap menggunakan ECC di pusat data kami, ujarnya. Langkah ini memposisikan IPG untuk transisi akhir ke SAP S/4HANA yang diharapkan berlangsung cepat dan minim gangguan.

Bilali menekankan pentingnya menjaga pengawasan terhadap mitra implementasi dan tidak menyerahkan sepenuhnya pengelolaan proyek kepada mereka. Å“Jangan serahkan semuanya ke mitra, katanya.

Tantangan Kustomisasi dan Data

Laporan SAPInsider 2025 menyebutkan bahwa mengelola kustomisasi, aplikasi pihak ketiga, dan kebersihan data adalah tantangan teknis utama dalam migrasi SAP S/4HANA.

Pendekatan Å“clean core didorong untuk mempermudah peningkatan di masa depan dan memanfaatkan inovasi seperti AI serta otomatisasi. Namun, banyak organisasi menghadapi tantangan akibat kustomisasi sistem yang kompleks, yang dapat mempersulit transisi ini.

Russo menyoroti bahwa fitur lama yang tampak kecil, seperti penagihan otomatis atau penetapan kode, bisa sangat kritis bagi bisnis.

Å“Perlu ada rencana untuk itu, sehingga Anda tidak menyadari sembilan bulan kemudian bahwa fitur penting hilang, katanya. Pembersihan data juga penting untuk memaksimalkan manfaat SAP S/4HANA, seperti analitik real-time dan AI.

Å“Jika Anda tidak meluangkan waktu untuk itu, Anda hanya membawa kebiasaan buruk dari sistem lama dan tidak akan mendapatkan manfaat dari sistem baru, kata Bilali.

Integrasi antara ERP inti dan aplikasi bisnis juga memerlukan koordinasi intensif dengan pihak ketiga. Å“Anda harus mengoordinasikan dan menjadwalkan semuanya, dan memastikan pihak lain juga siap untuk menguji saat Anda siap, ujar Bilali.

Dengan perencanaan yang matang, transisi ke SAP S/4HANA dapat berjalan lebih lancar, meskipun tantangan tetap ada. Å“Ini seperti mengganti roda pesawat di ketinggian 30.000 kaki karena bisnis harus tetap berjalan, katanya.